Po pierwsze, dopasuj charakter wydarzenia firmowego do okoliczności

Jaki jest cel eventów pracowniczych? Najogólniej można byłoby ująć to jednym słowem: integracja. I oczywiście jest to słuszne stwierdzenie, jednak każde wyjście integracyjne może mieć inny charakter, Wiele zależy od tego, w jakim celu (albo z jakiego powodu) organizuje się wydarzenie. Wyjścia pracownicze mogą być bowiem organizowane z wielu różnych powodów.

Są wśród nich między innymi:

• świętowanie sukcesu zespołu,

• jubileusz firmy,

• jako wyraz wdzięczności za lojalność pracowników,

• jako podziękowanie dla pracowników za ich poświęcenie w trudnym dla firmy okresie,

• w celu poprawy atmosfery w zespole,

• w celu zbudowania relacji lub zacieśnienia więzi między pracownikami,

• w ramach integracji pracowników z przełożonymi,

• cyklicznie bez szczególnego powodu (jako tradycja firmy).

Dopasowanie charakteru wydarzenia do okoliczności determinuje szereg kolejnych decyzji, takich jak wybór lokalu, sposobu serwowania dań czy dopasowanie atrakcji dodatkowych. Dlatego przemyśl dokładnie, czy Twój event ma mieć charakter zupełnie swobodny (wyjście do klubu lub pubu), czy może oficjalny (elegancka kolacja lub bankiet). Pamiętaj, że rangę ważnych wydarzeń firmowych podkreślą eleganckie uroczystości, natomiast polepszeniu atmosfery w zespole czy relaksowi po pracowitym okresie będą sprzyjać np. swobodne kolacje połączone z imprezą w klubie lub wyjściem na kręgle, lasery czy do escape roomu.
 

Chcesz wiedzieć więcej?

Czas spędzany wspólnie przez pracowników poza murami firmy sprzyja nawiązywaniu bliższych relacji, poprawianiu atmosfery w pracy, a także zwiększaniu lojalności pracowników wobec firmy oraz motywowaniu ich do pracy.  Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat znaczenia eventów firmowych, zajrzyj do artykułu „Eventy i wydarzenia firmowe – organizować czy nie?”.

Jeśli interesuje Cię zagadnienie PR-u wewnętrznego, a także tego, jaki ma wpływ na kształtowanie wizerunku firmy i co ma wspólnego z eventami, przeczytaj wpis „PR wewnętrzny a kształtowanie wizerunku firmy ”.

Garść przydatnych wskazówek na temat organizacji imprez firmowych znajdziesz w artykule „O czym musisz pamiętać, organizując wydarzenie firmowe?”.
 

Po drugie, wybierz odpowiedni lokal na event

Decyzja o charakterze spotkania zapadła? Świetnie! Teraz przyszedł czas na wybór lokalu. Zadanie to może wymagać pewnej wprawy lub rozeznania na rozrywkowej mapie miasta. Dlaczego? Ponieważ wybór restauracji, pubów, klubów czy sal jest ogromny, a najlepsze miejsca (zwłaszcza w najbardziej popularnych terminach, takich jak okres przedświąteczny, karnawałowy czy po prostu weekendy) są często oblegane i rezerwowane z dużym wyprzedzeniem. Jeśli potrzebujesz pomocy w znalezieniu odpowiedniego miejsca, możesz zgłosić się do Lokalowo - cały czas trzymamy rękę na pulsie i dobrze znamy warszawskie lokale, dlatego pomożemy Ci wybrać miejsce idealne i dzięki temu zaoszczędzić Twój cenny czas.

Jeśli chcesz znaleźć odpowiednie miejsce samodzielnie, zanim postawisz na konkretny lokal, weź pod uwagę następujące aspekty:
 

• Ilość osób
  
  Określenie ilości uczestników jest kluczowe dla wyboru lokalu. Musisz wiedzieć np. dla ilu uczestników zarezerwować stoliki w restauracji, a także czy miejsce dysponuje odpowiednich rozmiarów parkietem.
   

• Dostępność zamkniętych sal, loży VIP czy antresoli
  
  Być może wraz z zespołem pracowników chcesz udać się do restauracji czy klubu, ale jednocześnie chcecie zachować odrobinę prywatności. Dowiedz się, czy lokal, który masz na oku, dysponuje odosobnionymi pomieszczeniami.
   

• Profil lokalu
  
  Jeśli planujesz elegancką kolację, a na miejsce spotkania wybierzesz orientalny pub z głośną muzyką, Twoje plany mogą spalić się na panewce. Działa to także w drugą stronę – jeśli chcesz, aby uczestnicy spotkania mogli zrelaksować się po stresującym okresie w pracy, wybór eleganckiej restauracji w pięciogwiazdkowym hotelu (mimo iż kosztowny) może okazać się chybiony.

Aby ułatwić Ci podjęcie decyzji, proponujemy Ci skorzystanie z wyszukiwarki lokali zamieszczonej na stronie Lokalowo. Znajdziesz tam listę miejsc z podziałem na konkretne typy wydarzeń, a także ich opis oraz zdjęcia wnętrz.

Możesz też zdać się na nas w 100% i oddać w nasze ręce organizację Twojego wyjścia firmowego. Wybierzemy odpowiedni lokal, dopasujemy menu i dobierzemy atrakcje dodatkowe. Skontaktuj się z nami!
 

Po trzecie, zastanów się nad menu eventowym oraz alkoholem

Masz do wyboru kilka możliwości:
 

• Wybór dań à la carte
  
  Możesz pozwolić, aby pracownicy sami wybierali menu z karty dań. Jeśli decydujesz się na taki krok, warto ustalić z pracownikami budżet, jaki mają do wykorzystania. Wyjście integracyjne przebiegnie sprawnie, jeśli pracownicy wybiorą dania jeszcze przed spotkaniem. Możesz poprosić współpracowników o to, aby do dnia poprzedzającego spotkanie określili, co zamawiają, a następnie przekazać zamówienie do obsługi lokalu. Dzięki temu będziesz mieć gwarancję, że dania będą dostępne. Unikniesz także ewentualnego zamieszania podczas składania zamówienia, a także skrócisz czas oczekiwania na posiłki.
   

• Skrócone menu
  
  Tak zwane skrócone menu zawiera kilka pozycji (np. 2 rodzaje przystawek, 2 dania główne, 2 desery). Dzięki temu uczestnicy spotkania nie będą musieli decydować się wcześniej na konkretne pozycje, a Ty będziesz mieć gwarancję, że zmieścisz się w budżecie.
   

• Kolacja serwowana
  
  Możesz ustalić konkretne menu wcześniej – dania będą serwowane pracownikom przez obsługę lokalu. Takie rozwiązania sprawdzają się bardzo dobrze podczas spotkań dla sporej ilości osób, a także podczas uroczystych przyjęć.
   

• Bufet
  
  Dania dostępne w formie bufetu to wygodne rozwiązanie, które pozwala pracownikom na zachowanie swobody. Mogą wybierać spośród ciepłych i zimnych potraw dostępnych na „szwedzkim stole”. Rozwiązanie to jest korzystne, gdy goście schodzą się o różnych porach, a także dla dużych grup oraz podczas imprez tanecznych.
   

Uwaga! Jeśli decydujesz się na wcześniejsze ustalenie menu, dowiedz się, czy wśród zaproszonych osób są wegetarianie, weganie, osoby nietolerujące glutenu lub innych składników spożywczych. Pamiętaj o tym, aby uniknąć niepotrzebnych niespodzianek podczas wydarzenia. Nikt przecież nie chce być głodny. :)

Jeśli zastanawiasz się, jak rozwiązać kwestię alkoholu na integracji, mamy dla Ciebie 4 propozycje:
 

• Vouchery
  
  Jeśli masz określony budżet na alkohol i nie chcesz lub nie możesz go przekroczyć, korzystnym rozwiązaniem będzie wykorzystanie voucherów. Każdy z pracowników może dostać jeszcze przed eventem np. określoną ilość kuponów, które może wymienić np. na piwo czy konkretne drinki. Takie rozwiązanie sprawdza się szczególnie wtedy, gdy wyjście integracyjne ma formę imprezy klubowej.
   

• Wybór à la carte
  
  Podczas spotkań integracyjnych w restauracjach, kiedy dania serwowane są do stołu, możesz pozwolić sobie na to, aby pracownicy zamawiali napoje z karty alkoholi, już podczas wizyty w restauracji. W tym wypadku trudno przewidzieć z wyprzedzeniem, na jakie alkohole będą mieli ochotę pracownicy, ale możesz to z nimi skonsultować i spróbować zebrać zamówienie przed spotkaniem.
   

• Alkoholowe “skrócone menu”
  
  Istnieje możliwość stworzenia skróconego menu nie tylko dla dań, ale też dla alkoholi. W takim wypadku możesz ograniczyć wybór trunków np. do piwa, wina czerwonego i białego, 1 rodzaju wódki, 1 rodzaju whisky i kilku koktajli. Alkohol może być serwowany przez kelnerów oraz barmanów (to rozwiązanie jest zwykle najbezpieczniejsze) lub być dostępny obok bufetu z daniami.
   

• Open bar
  
  Open bar to najdroższa, ale zarazem najwygodniejsza opcja dostępności alkoholi. Pracownicy mogą bez ograniczeń korzystać z dostępnych trunków. W tym wypadku, jedynym ograniczeniem może być czas - jeśli chcesz, aby impreza kiedyś się skończyła. :)

Po czwarte, pomyśl nad dodatkowymi atrakcjami integracyjnymi

Oczywiście dodatkowe atrakcje nie są warunkiem koniecznym, jednak mogą zdecydowanie ubarwić wyjście integracyjne. Jakie możliwości masz do wyboru? Na przykład escape room, laser games, paintball, kręgle, bilard, gokarty, gry miejskie i wiele innych aktywności. Decydując się na takie rozwiązanie, pamiętaj o tym, aby dopasować lokal, w którym będziecie przebywać po części rekreacyjnej (lub przed nią). Dobrze byłoby, gdyby znajdował się w niedalekiej odległości np. od wybranego escape roomu lub być z nim dobrze skomunikowany. Ponadto pamiętaj też, że charakter lokalu powinien być w takiej sytuacji raczej swobodny, aby zachować spójność całego wydarzenia.
 

Masz już pomysł na wyjście integracyjne? A może szukasz inspiracji i chcesz dowiedzieć się, co sprawdza się najlepiej? Zgłoś się do nas! Zorganizujemy dla Ciebie event integracyjny i dopilnujemy, aby wszystko było dopięte na ostatni guzik. Skontaktuj się z nami – czekamy w pełnej gotowości! :)

Jeśli podobał Ci się ten artykuł to spodoba Ci się: