11 grudnia 2017. To był zimowy poniedziałek, jakich wiele – spotkania, ustalenia, planowanie wydarzeń, rozmowy telefoniczne. Nic nie wskazywało na to, że kolejny z telefonów miał zapoczątkować jedno z większych wyzwań czasowych związanych z organizacją wigilijnych eventów firmowych.
Firma: Dzień dobry, dostałam Państwa nr od managerki jednej z warszawskich restauracji. Reprezentuję kancelarię prawną i właśnie okazało się, że lokal, w którym miała odbyć się nasza wigilia firmowa, odwołał całe wydarzenie. Czy mogą Państwo nam pomóc? – zabrzmiał miły, lecz lekko zaniepokojony kobiecy głos.
Koordynator Lokalowo: Oczywiście. – odpowiedział Bartek, późniejszy manager eventu. – Kiedy ma odbyć się wigilia i ile osób ma w niej uczestniczyć?
Firma: Wydarzenie zaplanowane było na 230 osób, sala musi mieć miejsce do tańczenia, wystrój świąteczny i co najważniejsze, planujemy oficjalne podsumowanie dotychczasowych dokonań naszych pracowników, osiągnieć firmy i oficjalną przemowę, a odbyć ma się w czwartek.
Koordynator Lokalowo: Dobrze, przygotuję dla Pani kilka propozycji, wszystkie przedstawię niebawem i w najbliższy piątek, 15.12, będziemy mogli spotkać się w jednym z lokali. – Odpowiedział Bartek, będąc pewnym, że event ma mieć miejsce w czwartek tuż przed Świętami.
Firma: Nie możemy spotkać się w piątek. Nasz wigilia miała odbyć się w czwartek 14.12, czyli za 3 dni.
Koordynator Lokalowo: Mhm, 3 dni na zorganizowanie wigilii dla 230 osób. W Warszawie. W połowie grudnia. No cóż – bierzemy się do pracy!
Jak to się wszystko zaczęło?
Okazało się, że nasza Klientka jeszcze przed wakacjami zarezerwowała lokal, firma wpłaciła również zaliczkę. Tydzień przed wydarzeniem, kiedy miała spotkać się z managerem, aby dopiąć ostatnie szczegóły, ten po prostu… rozpłynął się w powietrzu. Przestał odpowiadać na wiadomości, nie odbierał telefonów.
Wyobraź sobie, co w takiej sytuacji czuje osoba odpowiedzialna za organizację eventu dla 230 pracowników firmy, w której pracuje. Niepokój? Zdenerwowanie? Irytację? Szala goryczy się przelała, gdy 3 dni przed planowanym eventem, manager lokalu poinformował Klientkę, że nie może podjąć się realizacji zlecenia. W takich chwilach zdenerwowanie przeradza się w stres, a niepokój objawia się uciskiem na żołądek i kołataniem serca. Termin nie do zmiany, bo cała firma była już przygotowana na tą datę jak i zespoły z innych miast oraz przygotowane dla nich zakwaterowanie.
Nasza Klientka wzięła głęboki oddech i, wiedząc, że nie ma czasu do stracenia, chwyciła za telefon. Jedna rozmowa, druga, trzecia i nic. „Nie mamy tak dużej sali”, „nie mamy wolnego terminu” – słyszała raz za razem. Managerka jednej z restauracji odpowiedziała, że współpracuje z Lokalowo przy innych wydarzeniach, poleca nasze usługi i może podać nr telefonu. I tak zaczęła się współpraca kancelarii z Lokalowo.
Para – buch! Koła – w ruch!
Dwie godziny po rozmowie z naszą Klientką przesłaliśmy jej propozycje 2 lokali, jeden w klimacie bardziej klubowym i kolejny w bardziej restauracyjnym, które gwarantowały możliwość organizacji wydarzenia. Klientka zdecydowała się na lokal położony nad Wisłą, z widokiem na Stadion Narodowy. Niezwłocznie spotkaliśmy się na miejscu i zaczęliśmy ustalenia. Aby zorganizować ten evevnt zagospodarowaliśmy przestrzeń przed restauracją i postawiliśmy duży namiot, który powiekszył przestrzeń eventową o 130%. W środku zorganizowaliśmy parkiet do tańczenia, wystrój świąteczny, DJ oraz przestrzeń pod "chillowe" rozmowy przy winie. Kolejne etapy takie jak wybór menu i uzgadnianie przebiegu eventu przebiegły szybko i sprawnie. Tak jak podczas każdego organizowanego przez nas eventu, tak i tym razem byliśmy obecni zarówno podczas rozmów w lokalu, jak i podczas samego wydarzenia, aby trzymać rękę na pulsie i mieć pewność, że wszystko toczy się zgodnie z planem.
Przyznajemy – były to gorące 3 dni, ale wysiłek opłacił się w 100%! Zarówno nasza Klientka, jak i zaproszeni na imprezę wigilijną goście, byli zadowoleni i bawili się wyśmienicie. Nieskromnie musimy przyznać, że nie mieliśmy co do tego wątpliwości.
Jak to się stało, że się udało?
Przede wszystkim w tak nagłych przypadkach zachowujemy zimną krew. Doskonale wiemy, od czego trzeba zacząć i co jest najważniejsze podczas organizacji zarówno imprez firmowych, jak i prywatnych. Dzięki temu działamy szybko, ale spokojnie - od razu przechodzimy do czynów, dzielimy się obowiązkami i uruchamiamy kontakty, dzielimy się obowiązkami i uruchamiamy kontakty. Wiemy, które lokale są godne zaufania, do kogo należy się zwrócić, jakie miejsca przystosowane są do organizacji wydarzeń dla dużych grup, a jakie dla kameralnych spotkań. Współpracujemy zarówno z najlepszymi lokalami, jak i godnymi zaufania podwykonawcami. Informujemy też na bieżąco naszych klientów o postępach przygotowań (zwłaszcza w tak nagłych przypadkach), skrupulatnie sprawdzamy wszystkie szczegóły.
