Piknik firmowy – jak zorganizować imprezę na świeżym powietrzu?

Słoneczny, ciepły dzień lub przyjemny letni wieczór, unoszący się w powietrzu zapach grillowanych potraw, przygrywająca muzyka, ławki, stoły, koce i strefa dla aktywnych – między innymi tym charakteryzują się pikniki firmowe, czyli imprezy integracyjne na świeżym powietrzu. Sprawdź, jak zorganizować takie wydarzenie.

O tym, dlaczego warto organizować firmowe imprezy integracyjne, możesz przeczytać w innych wpisach, np. tu: Imprezy pracownicze – organizować czy nie? oraz Event firmowy w plenerze - tak czy nie?. Pikniki są szczególną formą eventów firmowych, które mają szereg zalet. Do najważniejszych z nich należą:

Pamiętaj jednak, że tylko świetnie zaplanowany i zorganizowany event odniesie zamierzony sukces. Za chwilę dowiesz się, na co warto zwrócić szczególną uwagę podczas organizacji pikniku firmowego.
 

Wybierz datę eventu

Pikniki to imprezy, które odbywają się „pod chmurką”. Nie możesz więc organizować ich wtedy, kiedy chmurek na niebie będzie zbyt dużo. Oczywiście, jaką mamy w Polsce pogodę, każdy widzi i bynajmniej nie chodzi nam o to, aby datę pikniku ustalać z tygodniowym wyprzedzeniem. Jednak organizacja wydarzenia w drugiej połowie maja, w czerwcu lub we wrześniu, będzie zdecydowanie lepszym rozwiązaniem niż piknik w kwietniu czy październiku.

Poza tym unikaj wybierania terminów blisko świąt, długich weekendów i w okresie wakacyjnym. Sprawdź też kalendarz szkoleń, konferencji i innych ważnych, branżowych wydarzeń.

Jaki dzień tygodnia wybrać? Jeśli na piknik zapraszasz osoby towarzyszące pracowników, postaw na sobotę lub niedzielę. Jeśli ograniczasz liczbę gości wyłącznie do pracowników, wybierz piątek. Możesz też zorganizować piknik w pozostałe dni, jednak w takim wypadku prawdopodobnie konieczne będzie skrócenie godzin pracy, na co nie każda firma może sobie pozwolić.
 

Ustal liczbę uczestników imprezy

Od tego, ile osób zaprosisz na wydarzenie, zależeć będzie miejsce, w którym odbędzie się piknik. W optymistycznej wersji wszyscy pracownicy stawią się na miejscu jak jeden mąż, jednak zwykle należy zakładać, że część z nich zrezygnuje z uczestnictwa w imprezie. Rezerwacja miejsca i organizowanie cateringu dla osób, które i tak nie wezmą udziału w pikniku, wiąże się z niepotrzebnymi wydatkami.

Zdecyduj też, czy chcesz zorganizować event tylko dla pracowników, czy może też dla ich osób towarzyszących (partnerów, dzieci, rodziców). Liczba uczestników, a co za tym idzie także wysokość wydatków, wzrośnie, jednak taki ruch może spotkać się z aprobatą i wpłynie korzystnie na wizerunek firmy.
 

Znajdź odpowiednie miejsce

Podczas organizacji pikników firmowych, znalezienie odpowiedniego miejsca jest szczególnie istotne. Dlaczego? Wyobraź sobie, co się stanie, jeśli na terenie, na którym będzie odbywać się event, zabraknie zadaszonego miejsca, a podczas pikniku nagle zerwie się burza. Zmokną pracownicy, stoły, jedzenie i sprzęt. Decydując się na odpowiednie miejsce, postaw na takie, które daje możliwość np. rozstawienia namiotów czy zadaszenia w przypadku załamania pogody.

Zwróć też uwagę na elementy, takie jak:

  • odległość od centrum miasta,

  • otoczenie – czy miejsce położone jest nad jeziorem, w lesie, blisko stadniny koni itp.,

  • ilość miejsc parkingowych,

  • bezpieczeństwo – czy obszar jest ogrodzony, położony z daleka od drogi, czy jest przystosowany dla dzieci (jeśli na pikniku pojawią się także rodziny pracowników).
     

Zorganizuj transport

Jeśli piknik będzie się odbywać poza miastem, warto zapewnić pracownikom dojazd na miejsce i wynająć autokary. O ile przewiezienie pracowników na miejsce może nie być kłopotliwe, o tyle planowanie powrotnego transportu często wiąże się z logistycznym wyzwaniem. Aby uniknąć sytuacji, w której impreza kończy się na trzy-cztery, a autokary czekają, aż ostatni rozbitkowie dotrą w wyznaczone miejsce, możesz wcześniej poinformować wszystkich o godzinach odjazdów autokarów.
 

Zorganizuj catering

Jeśli decydujesz się na wynajęcie miejsca, które dysponuje także zapleczem gastronomicznym i oferuje usługi cateringowe, pozostaje Ci ustalić menu, a także dopasować ilość jedzenia do liczby uczestników wydarzenia. Możesz zdecydować się np. na grilla, który jak nic innego kojarzy się z imprezami piknikowymi lub dobrać dania do charakteru imprezy (jeśli decydujesz się np. na imprezę tematyczną, o czym przeczytasz już za chwilę). Pamiętaj też o uwzględnieniu w jadłospisie dań dla wegan, wegetarian i osób z nietolerancją pokarmową.

Gdy wynajmiesz obszar, który nie ma do dyspozycji zaplecza gastronomicznego, konieczne będzie zatrudnienie firmy cateringowej.

Wybierz motyw przewodni i dopasuj atrakcje

Jeśli chcesz, aby Twój event był wyjątkowy, możesz zdecydować się np. na motyw przewodni imprezy. Inspiracje znajdziesz w naszych poprzednich wpisach:

Organizując event, możesz puścić wodze fantazji i zdecydować się na rozwiązanie, które zaskoczy pracowników. Do motywu przewodniego dopasuj komunikację z pracownikami, dress code, muzykę, menu czy atrakcje.

Postaraj się też o to, aby zapewnić pracownikom coś więcej niż jedzenie, picie i muzykę. Elementy grywalizacji (konkursy czy rywalizacje sportowe), obecność animatorów, pokazy specjalne, występ znanej osobistości – wszystko to podniesie atrakcyjność eventu. Szukasz pomocy w organizacji? Skontaktuj się z nami! :)
 

Poinformuj pracowników o dacie wydarzenia i regularnie im o nim przypominaj

Pierwszą wiadomość do pracowników możesz wysłać już po znalezieniu odpowiedniego miejsca i potwierdzeniu daty wydarzenia. Wyślij do wszystkich maile lub, jeśli pracownicy nie mają dostępu do prywatnych skrzynek, powieś informacje na tablicach ogłoszeń.

Kolejną informację możesz przekazać po ustaleniu motywu przewodniego. Zrób to z odpowiednim wyprzedzeniem, aby wszyscy zdążyli się przygotować – szczególnie wtedy, gdy zdecydujesz się na piknik z przebraniami.

Budowanie odpowiedniej atmosfery i zachęcanie pracowników do wzięcia udziału w eventach, może przyczynić się do lepszej frekwencji podczas pikniku. Pamiętaj też o spójnej komunikacji i dopasuj charakter przekazywanych informacji do klimatu wydarzenia.
 

Na co jeszcze zwrócić uwagę przy organizacji pikniku firmowego?

  • Ubezpieczenie – podczas plenerowych imprez, które odbywają się poza siedzibą firmy, pracownicy powinni być ubezpieczeni. W tym celu możesz wykupić ubezpieczenie OC i NNW. Ponadto podczas wydarzenia powinni być obecni ratownicy medyczni.

  • Fotograf – zadbaj o to, aby profesjonalista udokumentował całe wydarzenie. Zdjęcia z pikniku będą nie tylko pamiątką dla pracowników, ale także mogą posłużyć, jako materiały promocyjne firmy.

  • Konferansjer – zadba on o prawidłowy przebieg wydarzeń, zapowie wystąpienia prelegentów czy zaproszonych gwiazd.

  • DJ lub zespół – niezależnie od tego, czy chcesz połączyć piknik z imprezą taneczną, czy też nie, obecność DJ-a (ewentualnie zespołu muzycznego) jest wręcz obowiązkowa. Dobór repertuaru do charakteru wydarzenia zostaw profesjonalistom.
     

Piknik firmowy może być doskonałą okazją do połączenia przyjemnego z pożytecznym – pracownicy będą świetnie się bawić, co wpłynie na pozytywny wizerunek firmy. Dlatego ważne jest, aby event był dobrze przygotowany i przeprowadzony. Jeśli chcesz, aby wszystko grało od początku do końca, możesz skorzystać z naszej pomocy.

Jeśli podobał Ci się ten artykuł to spodoba Ci się: