O czym musisz pamiętać, organizując wydarzenie firmowe?

„Wydarzenie firmowe” to pojęcie dosyć rozległe, ponieważ charakter jednego eventu może być zupełnie odmienny od drugiego. Są jednak pewne uniwersalne zasady, których warto przestrzegać zarówno podczas kameralnych spotkań, jak i dużych, eleganckich przyjęć. Sprawdź, co warto mieć na uwadze, przygotowując się do organizacji wydarzenia.

Jaki charakter mogą mieć imprezy firmowe?

Zarówno największe korporacje, jak i firmy zatrudniające mniejszą ilość pracowników, organizują dla swoich zespołów spotkania o bardzo zróżnicowanym charakterze. Są wśród nich m.in.:
 

  • Swobodne spotkania integracyjne, które nie wymagają zaawansowanych przygotowań, takie jak wspólne wyjście do pubu, restauracji, kina, teatru, escape roomu czy do kręgielni. Takie wydarzenia odbywają się zwykle w niewielkich – kilku lub kilkunastoosobowych – grupach. (PS. Jeśli organizujesz podobne spotkanie i szukasz inspiracji, chętnie pomożemy Ci znaleźć odpowiednie lokale i atrakcje! :) Po prostu skontaktuj się z nami!).
     

  • Cykliczne wydarzenia dla dużych działów (bądź całych firm, jeśli liczba pracowników nie przekracza 100-200 osób) – mogą mieć charakter tematyczny. Również odbywają się w luźnej atmosferze, jednak ich organizacja musi być poprzedzona odpowiednimi przygotowaniami. Często są to imprezy klubowe, wspólne wypady za miasto, połączone np. z grą w paintball.
     

  • Pikniki plenerowe – organizowane są często zarówno dla pracowników, jak i ich rodzin. Ich przygotowanie wymaga zwykle sporych nakładów pracy.
     

  • Wyjazdy firmowe – są połączeniem imprez integracyjnych, zabaw tematycznych, pikników plenerowych, a także szkoleń.
     

  • Wigilie firmowe – mogą być przygotowywane dla dużych i małych firm, a także dla poszczególnych działów. W zależności od preferencji organizatorów mają charakter kameralny i stonowany (np. kolacje), nieco bardziej swobodny (poczęstunek połączony jest z częścią rekreacyjną), a także typowo rozrywkowy. Ich przygotowanie wiąże się z ustaleniem harmonogramu wydarzeń, menu, a także miejsca i charakteru imprezy.
     

  • Imprezy noworoczne i karnawałowe - sezon zimowy to doskonały czas na organizację firmowych eventów. Podczas noworocznych i karnawałowych bali można puścić wodze fantazji i zorganizować wydarzenie o wyjątkowym charakterze. Sporą dawkę inspiracji i wskazówek dotyczących imprez karnawałowych znajdziesz tutaj.
     

  • Bankiety i gale – wydarzenia o charakterze bardziej formalnym. Często odbywają się z okazji jubileuszów, odniesionych sukcesów czy w celu podsumowania działalności firmy. Zwykle składają się z części oficjalnej i części bankietowej, połączonej z poczęstunkiem, nierzadko także z zabawą na parkiecie. Wymagają zaawansowanych przygotowań, utworzenia agendy eventu czy obecności konferansjera. Na tego typu wydarzenia często zaprasza się znanych gości, np. komików, muzyków czy mówców.
     

Planując event firmowy, należy dobrze się do niego przygotować, a najlepiej zlecić jego organizację profesjonalistom. Pamiętaj, że możesz zgłosić się do nas i opowiedzieć o swoim pomyśle, a my na pewno pomożemy Ci go zrealizować. :) Za chwilę podpowiemy Ci, o czym pamiętać, przygotowując się do zaplanowania eventu – czy to z pomocą zewnętrznej firmy, czy też samodzielnie.
 

Elementy, o których nie możesz zapomnieć, planując event firmowy

Zatrudnienie firmy, która zajmie się organizacją wydarzenia firmowego od A do Z, z pewnością wiąże się z oszczędnością czasu oraz nerwów, a także z profesjonalnym podejściem do tematu. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na skorzystanie np. z naszych usług, czy też postanowisz wejść w rolę organizatora, musisz przemyśleć kilka spraw. Oto lista najważniejszych z nich:
 

  • Termin – wybierając datę wydarzenia, warto sprawdzić, czy w tym terminie nie odbywają się żadne szkolenia lub wyjazdy służbowe, a także czy impreza nie będzie odbywać się w okresie urlopowym (wakacje, długie weekendy) lub tuż przed świętami (np. dzień przed Wigilią).
     

  • Liczba uczestników – to, ile osób przyjdzie na event, będzie determinowało, w jakim miejscu się on odbędzie. Oczywiście należy zakładać, że na wydarzeniu zjawi się większość pracowników, jednak organizacja imprezy również dla osób towarzyszących, podwoi tę liczbę.
     

  • Lokal na event – ma on bardzo duży wpływ na atmosferę wydarzenia. Wszystko zależy od tego, czy Twoja firma chce zorganizować elegancką galę, bal maskowy czy może imprezę w stylu lat 20. Jeśli nie wiesz, gdzie szukać, zgłoś się do nas lub skorzystaj z naszej wyszukiwarki lokali – dopasujemy przestrzeń do charakteru eventu. Mamy do dyspozycji lokale takie jak restauracje, kluby, klubokawiarnie, lokale eventowe czy hotele. Możemy zarezerwować lokale na wyłączność (w całości), a także osobne sale w restauracjach, vip-roomy czy apartamenty.
     

  • Menu i catering – niektóre lokale mają w ofercie przygotowanie dań, w innych przypadkach należy zamówić firmę cateringową. W zależności od rodzaju wydarzenia możesz zdecydować się np. na kolację serwowaną przez kelnerów, bufet, a nawet na grilla. Menu należy dopasować do klimatu eventu. Nie zapominaj także o daniach wegetariańskich, wegańskich i daniach bezglutenowych.
     

  • Atrakcje dodatkowe – to, czy zdecydujesz się wynajęcie animatorów, tancerzy, muzyków, iluzjonistów, komików, mówców czy celebrytów, zależy od możliwości finansowych firmy oraz rodzaju wydarzenia. Duże, eleganckie gale uświetnić może występ gwiazdy, natomiast podczas imprezy tanecznej, doskonale sprawdzą się np. instruktorzy tańca.
    Z doświadczenia wiemy także, że w przypadku wydarzeń na nieco mniejszą skalę (np. dla 50-100 osób) powodzeniem cieszą się atrakcje takie jak fotobudka, sushi maker czy pokazy barmańskie.
     

  • Oprawa muzyczna – jeśli event ma mieć charakter taneczny, muzyka to (obok jedzenia i sali) jeden z jego najważniejszych elementów. Warto zdecydować się na usługi zaufanego, poleconego DJ-a lub zespołu, aby zapewnić uczestnikom najlepszą zabawę. I co najważniejsze – nigdy nie decyduj się na udostępnienie sprzętu pracownikom! Nie tylko ze względu na ograniczone prawa do posługiwania się utworami, ale także dlatego, że może to skutkować subiektywnym wyborem repertuaru oraz dużym chaosem.
     

  • Konferansjer, wodzirej – w przypadku imprez dla dużego grona gości, wsparcie wodzireja lub konferansjera może okazać się nieocenione. I o ile często muzycy pełnią funkcję wodzirejów, o tyle już za poprowadzenie części oficjalnej, odpowiedzialny powinien być profesjonalny konferansjer.
     

  • Agenda – bez dokładnego harmonogramu wydarzenia, zwłaszcza w przypadku wycieczek, oficjalnych przyjęć czy eventów dla dużej ilości osób ani rusz. Dokładnie rozpisany i skrupulatnie realizowany plan, to jeden z czynników, warunkujących udany event.
     

Pamiętaj, że jeśli nie chcesz lub nie masz czasu organizować imprezy firmowej, możesz oddać to w nasze ręce. Branżę eventową znamy od podszewki i wiemy doskonale, ile czasu pochłania planowanie imprezy firmowej. Decydując się na współpracę z nami, ciężar odpowiedzialności przechodzi na nasze barki, a Ty możesz ze spokojną głową zająć się swoimi obowiązkami! :)

Jeśli podobał Ci się ten artykuł to spodoba Ci się: