Jubileusz firmy – jak zorganizować okrągłe urodziny firmy?

Jubileusz firmy to wydarzenie, które wymaga szczególnej oprawy i pieczołowitego przygotowania. Sprawdź, na co zwrócić uwagę, aby impreza okazała się sukcesem!

Jubileusz firmy – dlaczego warto zorganizować event z tej okazji?

Organizacja eventu urodzinowego firmy niesie za sobą wiele zalet. Po pierwsze jest to doskonała okazja do integracji pracowników. Wspólne świętowanie może korzystnie wpłynąć na atmosferę panującą w firmie, a także przyczynić się do wzrostu lojalności i zaangażowania pracowników.

Ponadto okrągłe urodziny firmy to możliwość do zaprezentowania firmy jako godnego zaufania kontrahenta czy partnera biznesowego. To także sposobność do podkreślenia znaczenia firmy na rynku oraz do pokazania, że klienci darzą ją zaufaniem i są do niej przywiązani.

Okrągła rocznica istnienia firmy stanowi też dobry moment na wprowadzenie na rynek produktu czy usługi, odświeżenie wizerunku marki czy zaistnienie w świadomości nowych odbiorców.

 

Kiedy zacząć organizację obchodów jubileuszowych?

Najkrócej można byłoby odpowiedzieć, że im szybciej, tym lepiej. Nie przesadzimy, jeśli napiszemy, że obchody jubileuszowe możesz zacząć planować nawet rok wcześniej. Oczywiście nie musisz od razu układać harmonogramu wydarzenia i wyznaczać ścisłej daty, jednak warto ze sporym wyprzedzeniem zastanowić się, jaką formę ma mieć firmowa gala urodzinowa. Pozwoli to określić budżet potrzebny na organizację wydarzenia i dokładnie przemyśleć strategię marketingową – dotyczy to zwłaszcza hucznych wydarzeń, połączonych z premierą nowych produktów, kampanią promocyjną czy innymi, dużymi zmianami w firmie.

Niezależnie od tego, czy event jubileuszowy ma być połączony z wdrożeniem nowej strategii marketingowej, czy może ma być „jedynie” okazją do świętowania dla pracowników, jedno jest pewne – nie odkładaj organizacji jubileuszu na ostatnią chwilę! To spore wydarzenie, dlatego wymaga zaangażowania przynajmniej kilku osób, a także koordynacji działań podwykonawców.

 

Lista gości – kogo zaprosić na event jubileuszowy?

Firmowa impreza urodzinowa to doskonała okazja, aby odwdzięczyć się wszystkim pracownikom, a także kontrahentom i partnerom. Wśród marketingowców pojawiają się głosy, że eventy jubileuszowe powinny być dwa – jeden dla pracowników, drugi dla partnerów. Wiadomo jednak, że niewiele firm może pozwolić sobie na poniesienie podwójnych kosztów, dlatego jedno wydarzenie w zupełności wystarczy.

Jeśli Twojej firmie zależy na wywołaniu medialnego szumu, korzystnym posunięciem może być zaproszenie na event specjalistów z branży, a nawet dziennikarzy.

 

Kiedy zorganizować jubileusz firmy?

Wybierając datę imprezy jubileuszowej, nie należy sugerować się wyłącznie faktyczną datą rozpoczęcia działalności. Jeśli firma została założona w lipcu lub sierpniu, obchody zorganizuj w innym terminie. W okresie wakacyjnym nie spodziewaj się dużej frekwencji. Ponadto przeanalizuj kalendarz wydarzeń firmowych i nie wybieraj daty, w której organizowane są inne, ważne wydarzenia branżowe (kongresy, konferencje, szkolenia). Pamiętaj, aby event nie odbywał się też w okolicach świąt (zwłaszcza wielkanocnych i bożonarodzeniowych) ani długich weekendów.

 

Gdzie wyprawić przyjęcie?

Wybór miejsca to jedna z kluczowych decyzji, jakie należy podjąć. Jeśli firma decyduje się na konkretną formę wydarzenia – lokal musi pasować do wybranego charakteru imprezy firmowej. Z drugiej strony to właśnie miejsce, w którym odbędzie się event, może narzucić formę wydarzenia – inny charakter będzie miał event zorganizowany w pięciogwiazdkowym hotelu, inny w klubie, a jeszcze inny w ośrodku rekreacyjnym poza miastem.

Planując imprezę firmową, pamiętaj o aspektach takich jak:

  • ilość gości,

  • scena i scenariusz eventu

  • miejsca noclegowe,

  • miejsca parkingowe,

  • odległość od centrum miasta,

  • miejsce do tańczenia,

  • catering – czy lokal jest wyposażony w zaplecze gastronomiczne, czy sam przygotuje dania, czy może konieczne jest zatrudnienie zewnętrznej firmy cateringowej,

  • klimatyzacja i wentylacja,

  • zaplecze techniczne (takie jak nagłośnienie, rzutniki, oświetlenie).

 

Aby mieć pewność, że miejsce będzie odpowiadało Twoim oczekiwaniom, zgłoś się do Lokalowo. Dokonamy za Ciebie selekcji lokali i zorganizujemy Twój event od A do Z, dbając nie tylko o wszystkie szczegóły w trakcie planowania jubileuszu, ale także o jego prawidłowy przebieg.

 

Jakie atrakcje zapewnić gościom?

Przede wszystkim możesz zastanowić się nad tzw. imprezą fabularyzowaną, inaczej zwaną też tematyczną. Aby uczynić event wyjątkowym, możesz wybrać temat przewodni Twojego wydarzenia i na tej podstawie dopasować wszystkie atrakcje, dekoracje, upominki czy nawet menu. Na przykład, jeśli firma powstała w latach 80., możesz zorganizować ją pod hasłem „PRL”. Jeśli powstała w latach 90., możesz postawić na wszystkie elementy charakterystyczne dla tamtej epoki – stroje, muzykę, gry komputerowe, kasety magnetofonowe etc. Inną propozycją jest wybór tematu związanego z branżą Twojej firmy.

Ponadto możesz zapewnić gościom np. występ znanego muzyka, aktora, kabaretu czy stand-upowca. Więcej informacji oraz inspiracji znajdziesz we wpisach: „Najnowsze trendy w eventach firmowych” oraz „Nowoczesne technologie – jak wykorzystuje się je na eventach?”.

 

Agenda – co zawrzeć w harmonogramie imprezy?

Wydarzenie, którego celem jest uczczenie kolejnej rocznicy istnienia firmy, to podniosła uroczystość, której często towarzyszą wystąpienia członków zarządu, prezentacje, podziękowania i podsumowania. Z tego powodu, aby impreza się nie rozsypała i wszystko przebiegło płynnie, nie możesz zapomnieć o agendzie wydarzeń. O czym pamiętać? Oto kilka wskazówek:

  • Zaplanuj, ile powinna trwać część oficjalna – pamiętaj, że nie powinna ona być zbyt długa, aby zaproszeni goście nie znudzili się słuchaniem kilkudziesięciominutowych przemówień.

  • Ustal kolejność występowania prelegentów i poproś, aby określili, ile czasu zajmie występ każdego z nich. Weź pod uwagę nieprzewidywane opóźnienia.

  • Zaplanuj kto, komu i kiedy wręcza kwiaty, podziękowania czy dyplomy.

  • Ustal godzinę podania tortu. (Urodziny bez tortu? To niemożliwe! :))

  • Omów szczegóły występu zaproszonej gwiazdy (ile potrwa, czego zaproszona osoba będzie potrzebować).

 

O czym jeszcze pamiętać organizując jubileusz firmowy?

Poniżej znajdziesz listę kilku innych elementów, o których warto pomyśleć:

  • Fotograf – zatrudnij go, jeśli chcesz, aby obchody jubileuszu zostały uwiecznione i aby zdjęcia posłużyły Ci w celach promocyjnych.

  • Oprawa muzyczna – powinien o nią zadbać profesjonalny DJ lub zespół muzyczny. Osoby, które zawodowo zajmują się prowadzeniem imprez firmowych, potrafią dobrać muzykę do charakteru wydarzenia, a dzięki bacznym obserwacjom parkietu, dopasować repertuar do gustów większości zaproszonych osób.

  • Usługi konferansjerskie – jeśli chcesz, aby wydarzenie miało jak najbardziej profesjonalny charakter i przebiegało zgodnie z planem, postaw na wykwalifikowanego konferansjera, który zadba o prawidłowy przebieg wydarzeń.

  • Aranżacja sali i firmowe logo – zadbaj o to, aby logo firmy znalazło się… wszędzie. Może być widoczne na serwetkach, banerach, na ściance do robienia zdjęć czy nawet na parkingu. Na potrzeby wydarzenia możesz nawet pokusić się o zaprojektowanie nowego, okolicznościowego logo firmy.

Na koniec najważniejsze – event sam się nie poprowadzi. Ktoś musi pilnować harmonogramu i czuwać nad przebiegiem całej imprezy. W takich sytuacjach najlepiej zatrudnić profesjonalnego event managera, który zadba o najdrobniejsze szczegóły. Jeśli szukasz takiej osoby, zgłoś się do nas! Chętnie zorganizujemy jubileusz Twojej firmy i zadbamy o jego przebieg! :)

Biblioteczka

Dodatkowe informacje na temat organizacji eventów, znajdziesz w naszych poprzednich wpisach:

Jeśli podobał Ci się ten artykuł to spodoba Ci się: