Planowanie eventu to złożone, wieloaspektowe zadanie. Jego realizacja wiąże się często z natłokiem myśli, powstającymi co chwila nowymi pomysłami i zmianami, pojawiającymi się niemal na każdym etapie projektu. Czy da się w tym wszystkim nie pogubić? Oczywiście! Wystarczy, że w planowaniu wydarzenia posłużysz się odpowiednimi narzędziami, pozwalającymi efektywnie zorganizować pracę. Podstawowym z nich jest checklista, czyli lista zadań, które możesz odhaczać po ich wykonaniu. Czy na pewno jest Ci ona potrzebna? Jak ją przygotować? Tego wszystkiego dowiesz się z dalszej części wpisu.
Czy checklista jest mi potrzebna?
Na to pytanie ze stuprocentową pewnością możesz odpowiedzieć tylko Ty sam. My możemy jedynie zasugerować Ci, dlaczego narzędzie to tak często okazuje się niezbędne w planowaniu eventów.
Na pierwszy rzut oka wydawać się może, że osoba, która staje przed zadaniem zorganizowania imprezy, konferencji, wyjazdu firmowego czy bankietu, musi zrobić tylko jedną rzecz – doprowadzić wydarzenie do skutku. Niestety rzeczywistość jest dużo bardziej skomplikowana. Na jeden event składają się dziesiątki, a czasem nawet setki mniejszych i większych działań. Określenie celu wydarzenia, liczby gości, stylu, wybór odpowiedniego miejsca, zarezerwowanie przewozów, hotelu, muzyki, cateringu, atrakcji, oświetlenia, wykonanie projektu scenografii, zaproszeń, zaplanowanie budżetu – to tylko przykłady zadań, przed którymi stają śmiałkowie, podejmujący się organizacji eventu.
Oczywiście wszyscy ci, którzy nie mają chęci lub czasu, by samemu zająć się przygotowaniem wydarzenia prywatnego lub firmowego, mogą skorzystać z usług firm, które wezmą ten ciężar na własne barki (na przykład lokalowo.pl). Pozostali powinni uzbroić się w cierpliwość i, aby nie utracić kontroli nad wszystkimi zadaniami, jakie na nich czekają, spróbować wszystko rozpisać. Najlepiej w formie czytelnej, przejrzystej checklisty – dzięki niej możliwe jest bieżące monitorowanie wszystkich działań związanych z organizacją eventu.
Zdajemy sobie sprawę z tego, że istnieją osoby, którym wszelkie listy, schematy i harmonogramy kojarzą się jedynie z przytłaczającą i niepotrzebną papierkową robotą. Z własnego doświadczenia jednak wiemy, że naprawdę mało kto jest w stanie zapanować nad kilkudziesięcioma sprawami toczącymi się równolegle i ze wszystkich z nich wywiązać się terminowo, bez odpowiedniego wsparcia. Być może w przypadku organizowania niewielkiego, kilkuosobowego wydarzenia, można „iść na żywioł” (chociaż i tu polecamy sporządzenie choćby krótkiej checklisty). Przymierzając się do zorganizowania większego eventu, nie warto ryzykować – w tym przypadku to właśnie porządny plan jest najczęściej warunkiem sukcesu.
Jak zacząć budować eventową checklistę?
Poznałeś już pierwszą zasadę checklist, która brzmi: (prawie) zawsze je rób. :) Czas poznać zasadę numer dwa: tworząc checklistę bądź tak bardzo szczegółowy, jak to tylko możliwe. Co oznacza to w praktyce?
Podziel event na poszczególne kategorie, na przykład: lokal, catering, oprawa muzyczna, sponsorzy, atrakcje itd. Następnie do każdej z nich przydziel mniejsze podkategorie. W tym celu zadaj sobie pytanie, czego musisz dopilnować w ramach każdej z kategorii. Na przykład, w kwestii lokalu, może to być wybór odpowiedniej lokalizacji, znalezienie obiektów oferujących odpowiednią ilość miejsc oraz optymalny rozkład pomieszczeń, porównanie cen różnych lokali itd.
Jeżeli poszukujesz inspiracji do stworzenia swojej własnej checklisty, zapoznaj się z naszym artykułem “O czym musisz pamiętać, organizując wydarzenie firmowe”.
Dobrym pomysłem będzie nadawanie każdemu z zadań deadline’u. Dzięki temu będziesz mógł bez problemu kontrolować swoją terminowość. Pamiętaj jednak, by zachować zdrowy rozsądek. Nie narzucaj sobie terminów, których nie zdołasz zachować! Rozplanuj pracę, tak aby każdego dnia wykonywać jedno lub kilka zadań – w zależności od tego, na ile pozwala Ci Twój czas. Wykonane czynności wykreślaj od razu z listy. Dzięki temu będziesz mógł obserwować, jak wiele już zrobiłeś.
Narzędzia do stworzenia eventowej checklisty
Na wstępie uspokajamy – tak naprawdę nie musisz posiadać żadnych skomplikowanych aplikacji ani programów, aby stworzyć listę zadań. W wersji podstawowej wystarczy Ci do tego kartka papieru i długopis lub arkusz w Excelu. Jeżeli jednak masz ochotę na to by odrobinę ułatwić i uprzyjemnić sobie pracę, możesz skorzystać z jednego z polecanych przez nas narzędzi.
- Evernote – program umożliwiający tworzenie i udostępnianie notatek oraz checklist. Przygotowywane zapiski możesz wzbogacać o zdjęcia, załączniki czy odręczne dopiski. Notatki i listy możesz synchronizować ze swoim kalendarzem. Co istotne, do swojego konta Evernote możesz logować się za pośrednictwem przeglądarki internetowej w komputerze lub poprzez aplikacje na urządzeniach mobilnych.
- Trello – działanie tego programu jest bardzo zbliżone do Evernote. Również tutaj możesz tworzyć rozbudowane checklisty, udostępniać je innym osobom, a także wzbogacać o różnego typu pliki multimedialne.
- Nozbe – ta aplikacja sprawdza się szczególnie dobrze wtedy, kiedy organizacja eventu powierzona została kilku osobom. Nozbe, oprócz tego, że umożliwia tworzenie checklist, usprawnia współpracę online. Dzięki niemu możliwe jest m.in. delegowanie zadań poszczególnym osobom, zaangażowanym w projekt.
Nasz zespół doskonale zdaje sobie sprawę z tego, jak kompleksowym i wymagającym zadaniem jest zorganizowanie eventu. Pamiętaj, że jeżeli na jakimkolwiek etapie projektu uznasz, że Twoje wydarzenie nie odbędzie się bez pomocy z zewnątrz – jesteśmy do Twojej dyspozycji i z wielką chęcią pomożemy Ci zorganizować event, który Twoi goście zapamiętają na długo!
