Event firmowy w plenerze – tak czy nie?

Eventy na świeżym powietrzu kojarzą się najczęściej z koncertami, piknikami czy wydarzeniami sportowymi. Oczywiście są to skojarzenia jak najbardziej słuszne, jednak nie wyczerpują całkowicie tematu imprez pod gołym niebem. W plenerze coraz częściej organizowane są również eventy firmowe – premiery nowych produktów, konferencje, jubileusze, integracje zespołowe, a nawet wystawne gale i bankiety. Jak organizuje się tego typu wydarzenia? Jakie są najważniejsze zalety eventów firmowych na świeżym powietrzu? Jakie zagrożenia wiążą się z imprezami plenerowymi? O tym wszystkim przeczytasz już za chwilę. Zapraszamy do lektury!

Najważniejszy jest... pomysł na event!

Planując event firmowy w ciepłych, wiosennych lub letnich miesiącach, wiele osób (przynajmniej przez krótką chwilę :)) rozważa możliwość zorganizowania go pod gołym niebem. O ile pierwsza wizja – tańczenia na świeżym powietrzu, relaksu w blasku świec w ciepły wieczór, rozpalenia ogniska lub grilla – większości wydaje się co najmniej interesująca, o tyle dalsze rozważania na temat organizacji tego typu eventu sprawiają, że pomysł (często bardzo dobry!) zostaje odrzucony. Co, jeżeli pogoda nie dopisze? Gdzie i na czym usadzić gości? Jakie atrakcje można zaproponować na imprezie firmowej w plenerze? Co z posiłkami? To tylko część wątpliwości, z jakimi mierzy się każdy, kto chociaż przez chwilę myślał o zorganizowaniu imprezy na świeżym powietrzu.

Jak to w końcu jest? Czy event firmowy w plenerze to dobry pomysł? Przyglądamy się najważniejszym kwestiom związanym z organizacją imprezy „pod chmurką”.
 

Przede wszystkim – co z pogodą?

Dla większości osób rozważających event na świeżym powietrzu to właśnie nieprzewidywalne warunki atmosferyczne i krótki sezon letni w Polsce są podstawową przeszkodą w organizacji tego typu wydarzeń. Oczywiście nie ma co ukrywać – imprezy plenerowe rządzą się swoimi prawami. Nawet śledzenie najdokładniejszych prognoz pogody nie zagwarantuje nam pewności co do pogody. Nie oznacza to jednak, że organizując event firmowy w plenerze, możemy jedynie krzyżować palce i liczyć na to, że „może się uda”.

Aby mieć pewność, że event firmowy w plenerze będzie sukcesem, należy bezwzględnie uzbroić się w plan alternatywny, na wypadek deszczu, spadku temperatury czy porywistego wiatru. Na większe imprezy typu gale, bankiety czy konferencje warto zorganizować profesjonalne, solidne hale namiotowe. Uchronią one gości nie tylko przed załamaniem pogody, ale także przed upałem. Pod namiotami można ustawić nie tylko stoły i krzesła, ale także wyznaczyć miejsce do tańca czy miejsce, w którym będą odbywały się różnego rodzaju atrakcje. Jak zorganizować namioty i meble eventowe? Wystarczy powierzyć pieczę nad wydarzeniem zespołowi Lokalowo! Zajmiemy się kompleksową organizacją imprezy na świeżym powietrzu.

Planując mniejsze wydarzenie, na przykład nieoficjalną integrację zespołu, wyjściem awaryjnym może być dokonanie rezerwacji w klubie lub restauracji położonej w pobliżu pleneru (w najłatwiejszy i najszybszy sposób zrobisz to oczywiście przy pomocy wyszukiwarki Lokalowo :)). Jeżeli w dniu imprezy okaże się, że pogoda sprzyja spędzaniu czasu na zewnątrz, rezerwację można odwołać.
 

Jedzenie a event na świeżym powietrzu

Drugim ograniczeniem, z jakim wiąże się organizacja eventów firmowych w plenerze, jest brak zaplecza kuchennego (oczywiście wyjątkiem są tutaj imprezy organizowane na terenie obiektu wyposażonego w profesjonalną kuchnię, np. hotelu). Pod tym względem niestety bardzo trudno będzie sprawić, by impreza na świeżym powietrzu dorównywała spotkaniu w restauracji, z bogatym wyborem dań. W żadnym wypadku nie oznacza to jednak, że goście eventów plenerowych są skazani na kanapki. :)

Możliwości na zorganizowanie jedzenia jest kilka:

  • Na niewielkich, kameralnych wydarzeniach firmowych, można samodzielnie przygotować grilla lub ognisko (oczywiście, jeżeli jest taka możliwość w wybranym miejscu). Dania do upieczenia mogą zostać przygotowane samodzielnie przez zespół.

  • Bardziej oficjalne eventy firmowe będą wymagały skorzystania z usług firmy cateringowej. Gotowe potrawy mogą zostać umieszczone na podgrzewanych płytach lub ladach. Oczywiście wybór dań będzie w tym wypadku ograniczony, jednak warto pamiętać o tym, by w menu uwzględnić potrawy odpowiednie dla wegetarian, wegan i osób nietolerujących glutenu.

  • Na najbardziej wystawnych i eleganckich eventach można zorganizować plenerową kuchnię, wyposażoną w mobilne stacje kuchenne, bary czy grille. Dzięki temu rozwiązaniu kucharze mogą przygotowywać dania na miejscu i zapewnić większą różnorodność w eventowym menu.

Planując dania i przekąski na event firmowy w plenerze, warto (na tyle, na ile to możliwe) uwzględnić warunki pogodowe. W przypadku upału należy postawić na lekkostrawne, orzeźwiające menu.
 

Jakie atrakcje eventowe w plenerze?

Firmowe eventy plenerowe pozwalają na zorganizowanie wielu atrakcji, o które w innych okolicznościach, byłoby trudno. Do popularnych propozycji zalicza się m.in.:

  • Atrakcje sportowe – na świeżym powietrzu można zorganizować klasyczne gry zespołowe, takie jak siatkówka, piłka nożna czy dwa ognie. Co więcej, na terenie imprezy, można umieścić przenośne ścianki wspinaczkowe czy maty i stroje do zapasów. Jeżeli event odbywa się nad wodą, uczestnikom można zaproponować takie atrakcje jak spływ kajakowy czy rowerki wodne.

  • Atrakcje artystyczne – na event w plenerze można zaprosić zespół muzyczny, który umili gościom czas i zachęci ich do tańca. Do popularnych atrakcji artystycznych należą także pokazy rzeźbienia w lodzie, kursy tańca, pokazy akrobatyczne czy fireshow.

  • Atrakcje z myślą o innych – podczas firmowej imprezy można zaproponować gościom wspólne budowanie bud dla psów czy karmników dla ptaków.
     

Eventy plenerowe w ostatnich latach cieszą się rosnącą popularnością. Ich podstawową zaletą jest bliskość natury i niezwykle inspirujące otoczenie – plener daje organizatorom imprez prawdziwe pole do popisu!

Jeśli podobał Ci się ten artykuł to spodoba Ci się: