Organizując event dla klientów czy kontrahentów, należy mieć na uwadze szereg aspektów – począwszy od określenia celów biznesowych, przez promocję wydarzenia, po jego sprawną organizację i przebieg. Przekonajmy się, na co zwrócić uwagę, aby event pomógł osiągnąć zamierzone cele.
Event marketing – lekcja powtórkowa
O tym, czym w ogóle jest event marketing i jakie jest jego znaczenie, pisaliśmy już we wpisie – „ABC event marketingu, część 1. Organizacja imprez biznesowych a osiąganie celów firmy”. Reasumując poprzednie rozważania, możemy w kilku punktach wymienić najważniejsze elementy:
- Event marketing to sposób komunikowania się z otoczeniem przy pomocy narzędzia, jakim są eventy.
- Założeniem organizacji eventów (oraz event marketingu w ogóle) jest osiągnięcie celów biznesowych firmy.
- Aby event okazał się sukcesem, niezbędna jest jego odpowiednia promocja – przy pomocy social mediów, tradycyjnych zaproszeń, lokalnych mediów, patronów, podczas targów i innych wydarzeń, wysyłając maile czy zapraszając uczestników twarzą w twarz.
- Pracownicy firmy organizującej event, którzy biorą w nim udział, muszą być poinformowani o celach firmy oraz charakterze wydarzenia.
- Organizując wydarzenie, należy zawsze pamiętać o tym, do kogo jest on adresowany – charakter wydarzenia, menu, lokal i inne organizacyjne elementy muszą być dopasowane do grupy docelowej.
I to właśnie na organizacyjnych aspektach eventów biznesowych skupimy się tym razem. Czytaj dalej! :)
Zanim przystąpisz do organizacji eventu, wyznacz cele, jakie Twoja firma chce osiągnąć
Aby jak najdokładniej określić cel, jaki ma zostać osiągnięty podczas wydarzenia, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
-
Czy wydarzenie ma przynieść wyłącznie szum medialny?
-
Czy firma chce zdobyć nowych klientów?
-
Czy najważniejsza jest współpraca z nowymi kontrahentami?
-
Czy celem firmy jest zwiększenie przychodów?
-
Czy wydarzenie ma promować całą markę, czy może dostarczać informacji na temat konkretnego produktu lub usługi?
-
Czy firma chce podtrzymać relacje z obecnymi kontrahentami?
-
Czy wydarzenie organizowane jest po to, by uczcić sukces?
-
Czy firma chce zachęcić specjalistów z różnych branż do zatrudniania się w niej?
-
Czy firma chce ocieplić swój wizerunek zarówno w oczach klientów, jak i pracowników (już zatrudnionych oraz potencjalnych)?
Na podstawie udzielonych odpowiedzi dużo łatwiej jest określić charakter wydarzenia, podjąć decyzję o tym, których gości zaprosić, jakie atrakcje im zapewnić czy gdzie zorganizować event. Inaczej zaplanujesz bowiem wydarzenie, które ma promować nowy produkt wprowadzany na rynek, inaczej takie, którego celem jest nawiązanie współpracy z ważną, z biznesowego punktu widzenia, firmą, a jeszcze inaczej event dla osób, z którymi Twoja firma współpracuje z sukcesami od wielu lat.
Zastanów się, kogo chcesz zaprosić na event biznesowy
Jak wspomnieliśmy, lista gości powinna być ściśle związana z celem wydarzenia. Jeśli chcesz wywołać buzz w mediach, zaprosisz m.in. ich przedstawicieli czy znane osobistości, zapewnisz ciekawe, nietuzinkowe lub spektakularne atrakcje, czy zadbasz o to, aby event uświetnił występ gwiazdy. Jednym słowem – postawisz na formę wydarzenia i postarasz się zaprezentować z jak najlepszej strony.
Jeśli zależy Ci na tym, aby podczas eventu móc w kuluarach nawiązać intratne znajomości, event będzie miał nieco bardziej stonowany charakter i formę np. zasiadanej kolacji, a na wydarzenia zaprosisz m.in. osoby decyzyjne z innych przedsiębiorstw.
Jeśli Twoja firma chce zaprezentować nowy produkt, wydarzenie będzie skoncentrowane właśnie wokół niego, a na evencie pojawią się osoby, które może on potencjalnie zainteresować.
Dopasuj charakter wydarzenia do zaproszonych gości i celu eventu
Wiesz już, jaki cel chce osiągnąć Twoja firma i kogo zaprosić. Przyszedł czas na wybór charakteru imprezy. To, jaki klimat będzie miało wydarzenie, powinno być podyktowane właśnie tym, z jakim zamiarem jest organizowane i dla kogo. Mając na uwadze, czy zaproszeni goście to osoby z branży kreatywnej, czy może prezesi największych korporacji, łatwiej będzie Ci wybrać lokal, dopasować menu i atrakcje.
Możesz wybierać np. między uroczystymi bankietami, przyjęciami koktajlowymi, imprezami o swobodnym charakterze, kolacjami, eventami z licznymi atrakcjami czy imprezami z motywem przewodnim.
Wybierz lokal i dopasuj menu oraz sposób serwowania dań
Wybór lokalu jest jedną z najważniejszych decyzji, jakie należy podjąć, organizując event. Pamiętaj o tym, aby miejsce pasowało do charakteru wydarzenia, miało odpowiednią ilość miejsc (siedzących lub do tańczenia), cieszyło się dobrą opinią, a także by serwowało smaczne jedzenie.
W zależności od charakteru i rozmiaru wydarzenia możesz zdecydować się np. na serwis kelnerski lub bufet z ciepłymi i zimnymi daniami. Jeśli decydujesz się, że wydarzenie będzie miało motyw przewodni, postaraj się dopasować do niego także menu. Pamiętaj także, że coraz więcej osób decyduje się na wykluczenie z diety mięsa, nabiału czy glutenu – zadbaj o to, by w menu nie zabrakło dań pozbawionych tych składników.
Jeśli szukasz pomocy przy wyborze lokalu oraz organizacji wydarzenia, skontaktuj się z nami! W Lokalowo wybierzemy odpowiednie miejsce na Twój event i zajmiemy się kwestiami organizacyjnymi!
Bądź przygotowany i przygotuj innych
To niezwykle ważny aspekt! Pod tym stwierdzeniem kryje się zarówno przygotowanie merytoryczne, jak i logistyczne. Aby wydarzenie przebiegło zgodnie z planem, należy ustalić dokładnie jego agendę i trzymać się wyznaczonych godzin oraz kolejności atrakcji czy występów prelegentów.
Zadbaj także o materiały informacyjne, promocyjne czy podarunki dla gości – jeśli masz to w planach, upewnij się, że materiałów wystarczy dla każdego.
Jak wspominaliśmy wcześniej, ważne jest też poinformowanie pracowników firmy o tym, co jest najważniejsze dla instytucji podczas nadchodzącego wydarzenia, jakie cele chce osiągnąć, a także jaki dress code będzie obowiązywać.
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, związane z organizacją eventu biznesowego (lub każdego innego), zgłoś się do Lokalowo! :)
